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供應商品質異常扣款

某五金供應商交貨11/21日有混料不良,我這邊用企業QQ請采購主管聯系廠商周一(25號)過來檢討,截止周三(27號)廠商沒有過來,我依照質量協議對混料異常開出扣款單,采購主管也簽字確認了,然后我依流程分發采購(掃描廠商回簽)、財務(安排扣款)各一份.
現在過了一個月廠商不同意扣款,說沒收到要求現場檢討的消息,采購主管也推脫說通知廠商檢討這個事應該給對應的采購處理,最終廠商發微信過來咬定是我的問題,要求我撤銷扣款,否則注意個人人身安全、職場就業等問題,請問前輩遇到過類似問題嗎?如何處理的?
1.質量協議中規定:混料異常扣款金額2000元/次
2.該廠商交易少,不屬于合格供應商名錄。
3.本人SQE,辭職1/21號到期!
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個人有幾點疑問:
1.為啥你要通過采購員去聯系供應商,難道出現混料這樣的質量問題,SQE沒有權力及職責主動及直接去聯系供應商嗎?一定要經過采購員才行?我覺得采購員及SQE都是對外的(“外”相對公司內部而言,指外部供方),采購員對外主要跟供方談商務方面,如訂單、價格、交期;而SQE對外,主要跟供方談質量方面如問題處理、質量改進、質量體系審核、供方開發等,所以供方有質量問題,SQE就要直接去找供應商;現在你沒有直接找,個人覺得你失職了;
2.其次你讓采購去聯系了,可能采購跟供方的聯系是打個電話而已;然后你這邊也沒有補一個正式渠道的信息傳遞,如以發郵件的方式傳遞問題信息給供應商,然后附上混料的批次號、時間、混料的數量、混了多少個、照片,有了這些內容,你問題描述才完整,你只有把這些信息通過郵件傳給供應商了,你才叫做問題信息的反饋;但你沒有做這個動作,此時問題傳遞你失職了,畢竟采購打個電話這個行為里,電話不是一種可見談話內容的可追溯的記錄,沒有記錄就沒有證據,沒有證據就是口說無憑;同時采購跟你是一個公司,而供應商是外部的,所以供方認為你跟采購串供都是有道理的,畢竟現在你沒有依據;
3.“最終廠商發微信過來咬定是我的問題,要求我撤銷扣款,否則注意個人人身安全、職場就業等問題”這樣的描述,說明基本上你跟供方的溝通是談崩了;但依我個人經驗,我也管過100多個供方,這些供方里有強勢的,有喜歡扯皮的,但沒有一個供方跟我溝通不暢了,最后對我進行人身威脅的,這已是觸碰到法律的邊緣了;同時出現這種情況,個人覺得供方有責任的,你作為客戶也有責任的;個人理解你溝通上是有欠缺的,可能這個事跟供方在溝通過程中你比較激動,語氣、聲音、用詞、口吻都以一種客戶高高在上,我是按協議來考核看似有理的方式;但實際上已不是一種對等、公平的方式在溝通了,最終這樣的溝通效果讓供方感覺到你是以一刀切的方式,讓供方覺得沒法溝通,所以供方也激動了,就對你施加人身安全方面的威脅;所以跟供方溝通呀,語氣、用詞、聲音、態度要注意,若你溝通的氛圍就像你跟你親朋好友那樣的平常聊天,供方也不會對你人身威脅的;你溝通能力要提升,要改;我以前剛入職場也是這種風格,不但得罪了供方,還易得罪公司內部各部門;

回到你題目上,該如何解決這個問題:
1.現在如何破這個局,很簡單,按如下做法即可:
A.收集供方混料的批次號、混料數量、時間、混料的照片,打印幾份出來;同時把這些信息通過郵件方式發給供方,并抄送給采購員及你的領導,首先要做到問題以正式的渠道,把問題完整的反饋給供應商;
B.其次,你這邊主動組織開一個會,會上組織財務、供方、采購員、你的領導一起參加,然后帶上前面打印的資料,大家面對面的談,遠離電話、微信、郵件這些非碰面的溝通,一定要面對面的談,我再強調下;
備注:面對面還可以讓采購員跟供方直接PK,是否采購員當時就通知供方?同時面對面談,也讓財務這邊知道事情的來籠去脈,扣款多少或是否要扣要重新考量的;
C.然后你提到的質量協議有相應的規范,混料要進行扣款可以當作最后的理由是否要扣款;
D.我的經驗是一般由質量問題引起考核要扣款,由于客戶跟供方雙方面對面談了,雙方都會或多或少退一步的,那退到什么程度呢?看你們跟供方談判的能力了,但可能罰款不是原來的數目了,可能會變少;此時廠家也不一昧不承認,廠家也同意,此時雙方再搞一個會議紀要即可;
2.然后你說你今年1.21就離職了,若這個問題沒有處理,我覺得你心里是有點不好意思的;所以趁年末了,趕快組織會議,讓供應商來一趟大家面對面溝通下;
3.最后一個注意點就是:涉及產品質量問題引起的考核或索賠,問題一定要通過有記錄可追溯的反饋方式反饋給供應商,如發郵件;同時問題描述要完整及不良品一定要給供應商確認。
就這樣。

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